Participer à un comité consultatif

Sollicitation d'expertise

L‘équipe de recrutement peut solliciter l’expertise en écrivant directement aux associations, ordres et regroupements afin d’obtenir les noms de clinicien(ne)s à contacter et concernés par l’objet d’évaluation. Les organisations sollicitées vont alors s’enquérir de l’intérêt de leurs membres ou vont recommander des membres aux professionnel(le)s de la DER. Une fois les membres identifiés, un courriel de présentation sur l’objet d’évaluation et les modalités de participation à un comité consultatif (CC) leur est envoyé. Si les professionnels identifiés confirment leur intérêt, le processus de participation à un CC s'amorce.

Avant la participation au comité consultatif
Pour être éligible à un CC, les personnes retenues doivent compléter les documents suivants :

• Un document d’entente de confidentialité. Mentionnons que l’INESSS prend tous les moyens pour protéger la confidentialité de l’information transmise, dans le respect des lois qui s'appliquent, dont la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels (RLRQ, chap. A-2.1).
• Un formulaire de déclaration de conflits d'intérêts et de rôles. L’INESSS applique sa politique de prévention, d’identification, d’évaluation et de gestion des conflits d’intérêts et de rôles pour les collaborateurs externes de l’INESSS. Un formulaire devra donc être rempli et signé en application de cette politique.

Il est nécessaire de remplir ces documents dès leur réception. À la réception des formulaires signés, l’équipe responsable du recrutement évalue le niveau des conflits d’intérêts et de rôles des participant(e)s clinicien(ne)s selon la politique de prévention, d’identification, d’évaluation et de gestion des conflits d’intérêts et de rôles pour les collaborateurs externes de l’INESSS. À noter que les conflits d'intérêts avérés, potentiels ou appréhendés au cours des deux dernières années doivent être pris en compte par l'INESSS. La présence potentielle de conflits d’intérêts et de rôle n’exclut pas la participation, mais demande d’appliquer les mesures de gestion adaptées à la situation le cas échéant.

Après sélection des participant(e)s, un courriel leur sera adressé avec les documents suivants :

• Le guide de participation au comité consultatif :Ce guide résume les principales étapes de la participation.
• La procédure de demandes d'honoraires à l’INESSS : Cette procédure est détaillée dans les sections suivantes.
• Le code de collaborateur : L’INESSS applique soncode d'éthique applicable aux collaborateurs externes de l'INESSS.
• Un sondage Doodle : Ce sondage Doodle permet de connaître les disponibilités de chaque participant afin d’organiser la rencontre en fonction de la présence de la majorité des membres.

Convocation et préparation au comité consultatif
Lorsque l’équipe de recrutement a fixé une date pour le CC, d’autres documents bonifiant le dossier et le document d'évaluation de la demande d'inscription sont envoyés une semaine avant la rencontre du comité, dans la convocation pour la rencontre. Ce dernier document servira à la préparation et sera le document de base pour les discussions lors de cette rencontre. Le document d’évaluation comporte les questions qui seront soulevées lors de la rencontre. Ce sont ces points qui seront principalement discutés, mais nous vous encourageons à soulever toute autre considération. Au besoin, nous vous invitons à consulter le document Cadre d’appréciation de la valeur des interventions en santé et services sociaux afin de vous préparer à l’évaluation multidimensionnelle. Pour l’évaluation des médicaments, le document Évolution des modalités – Évaluation des médicaments à des fins de remboursement est aussi d’intérêt.

Déroulement au Comité consultatif
La rencontre est d’une durée usuelle de 2 heures.

Le Comité consultatif se déroule de façon virtuelle par la plateforme Microsoft Teams.

Vous devez vous connecter à la réunion par l’application Microsoft Teams. L’application sera ouverte 15 minutes avant le début. Si vous rencontrez des difficultés lors de la connexion, vous pouvez consulter le Guide produit par le Réseau québécois de la télésanté ou nous contacter au numéro de téléphone précisé dans l’invitation à la rencontre.

Vous pouvez aussi tester votre équipement en suivant le lien: Tester l’équipement technologique avant une rencontre virtuelle.

Pour faciliter la discussion, nous vous demandons d’allumer votre caméra lors de vos interventions et de lever la main. L’animation de la rencontre sera assurée par un membre de l’INESSS.

La rencontre débutera par un tour de table où chacun de membres se présentera succinctement et déclarera ses conflits d’intérêts lorsqu’applicable.

Après le comité consultatif
Le savoir expérientiel rapporté par les participant(e)s clinicien(ne)s sera recueilli lors du comité consultatif. Il n’y a pas d'expertise écrite individuelle. Les avis et commentaires de tous les membres seront intégrés dans le document d'évaluation par les professionnel(le)s de l'INESSS. Il est possible que l’équipe projet pose des questions additionnelles par courriel après la rencontre afin de préciser certains éléments. Le cas échéant, les participant(e)s valideront les éléments, émettront des commentaires au besoin et signeront le document. Dans un délai d’environ 5 jours, les participant(e)s clinicien(ne)s peuvent réviser cette version bonifiée du document afin d’assurer la concordance avec les échanges tenus. Enfin, les participant(e)s clinicien(ne)s sont invités à signer la version finale du document d’évaluation.

Procédure de rémunération
Les médecins omnipraticiens auront été désignés par l’INESSS, via le MSSS. Une correspondance de la RAMQ sera adressée aux médecins omnipraticiens, et cette dernière confirmera les démarches pour procéder à la demande de rémunération.

Les médecins spécialistes pourront procéder directement à la demande de rémunération avec la RAMQ, par facturation en ligne ou transmission par TIP-I. En effet, grâce à une banque d’heures qui leur est allouée, et avec les autorisations nécessaires de l’INESSS, la RAMQ sera en mesure d’accepter les demandes.

Un formulaire de réclamation d’honoraires est envoyé à l’ensemble des professionnel(le)s de la santé (infirmières et infirmiers, psychothérapeutes, physiothérapeutes, dentistes, pharmacien(ne)s, etc.) ayant participé au comité, et ce, pourvu qu’ils aient été libérés par leur employeur. Cette mesure est mise en place par le Conseil du trésor afin d’éviter la double rémunération. Le formulaire signé sera traité dans les meilleurs délais. La compensation financière sera envoyée par virement bancaire (un spécimen de chèque est nécessaire) ou envoyé par la poste.

Il est possible que les participant(e)s reçoivent un sondage de satisfaction à compléter sur une base volontaire.

Présence au comité délibératif permanent
Au moment de la délibération du dossier  par le Comité délibératif permanent – Remboursement et accès (CDP – RA), il est possible qu’un ou plusieurs participant(e)s au CC soient sollicités pour répondre à des questions précises concernant l’objet d’évaluation qui pourraient être soulevées par les membres du CDP-RA. Le ou la participant(e) doit être disponible pour une plage horaire d’une heure rémunérée. Un(e) seul(e) clinicien(ne) expert(e) ayant préalablement participé au comité consultatif est retenu pour ce rôle en tenant compte des conflits d’intérêts ou de rôles. Le ou la clinicien(ne) sera invité dans la salle d’attente virtuelle de la rencontre et sera interpellé selon les besoins. Les membres de l’organisation de la rencontre aviseront le clinicien lorsque sa présence ne sera plus requise. Dans ce cas, il sera libéré. L'heure complète est rémunérée selon les règles décrites. L'heure et la date visée pour cette activité sont confirmées par courriel au moins 1 semaine à l’avance.

Pour toutes questions relatives au comité consultatif sur un objet d’évaluation, communiquez avec notre équipe à l’adresse courriel suivante: sollicitation-cliniciens.der@inesss.qc.ca.